Организация и проведение конференций и круглых столов - тема большая. Всего, что надо об этом знать, в коротком ролике не расскажешь. Но давайте посмотрим, на что следует обратить особое внимание.

Организационные вопросы - подготовку места конференции, организацию логистики гостей, выпуск раздаточных материалов, кейтеринг и тому подобное - поручите ивент агентствам. Эти заботы хоть и отнимают много времени, но являются рутинными.

А сами сфокусируйтесь на том, что за вас никто не сделает, на главном: выборе гостей и спикеров, подготовке сценария и выступлений, а также на продвижении и освещении конференции в СМИ и соцсетях.

Гости - это те, ради кого вы организовываете конференцию. Соответственно, спикеры и темы должны быть интересны гостям.

Сценарий. Зачем делать длинную конференцию, во второй части которой выступают никому не интересные люди. Поэтому живенько: покороче и поинтересней. Лучше сделать мероприятие на полдня, чем растягивать его на два.

Выступления ограничьте пятью минутами на каждого, без слайдов. Оставьте побольше времени на диалоги, на вопросы из зала или на голосование. Но только вопросы и ответы заготовьте заранее, насколько возможно.

Рекламировать конференцию в СМИ и соцсетях начните как можно раньше, даже если есть шанс, что она не состоится. Лучше потом ее перенесете или отмените, чем она пройдет незаметно. Обязательно нужна интернет-страничка конференции с программой, контактами и прочими полезными функциями.

Журналистам создайте максимально удобные условия: ранний заход на площадку (это важно для камер), все материалы, хорошие места в зале, доступ к спикерам, пресс-рум, быстрый интернет, кейтеринг.

Онлайн трансляцию на ютюбе делать надо, если есть возможность. В режиме онлайн публикуйте все интересное с конференции в социальных сетях и на сайте, плюс фоллоуап записи выступлений и публикаций СМИ.

И наслаждайтесь мероприятием. Все пройдет отлично.