Если у вас известная компания или спикер и есть стоящий новостной повод, то вы сможете собрать журналистов, и пресс-конференция будет успешной. Давайте посмотрим, как это сделать, прямо по шагам.

Сперва сформулируйте тему - выберите, что должно стать главной новостью в СМИ по итогам пресс-конференции. Журналисты не смогут написать обо всем, что вы хотите, поэтому выберите самое главное.

Выберите дату и время так, чтобы не совпадали с другими событиями, на которые могут пойти журналисты. По времени лучше назначить на позднее утро, когда журналисты агентств еще «в поле», а газетчикам еще не надо в редакцию.

Заранее выберите место, чтобы журналистам было удобнее добираться. Это может быть ваш офис, конференц-зал отеля или площадка одного из информационных агентств. Договоритесь о кейтеринге - кофе, чай - ничего серьезного. И проверьте место лично. А то приедете в день икс, а в соседнем помещении идет ремонт.

Где-то за неделю начните приглашать журналистов. Обзванивайте каждого лично. Про тему не рассказывайте, чтобы не начали копать. Заодно во время звонков соберите вопросы, которые есть к спикерам.

Как можно раньше подготовьте пресс-релиз, презентации и другие визуальные материалы, а также вопросы - ответы, то есть Q&A. Заранее подготовьте спикеров. И если у них есть желание порепетировать - еще лучше.

В день пресс-конференции будьте на месте заранее, но спикеров журналистам до начала мероприятия не показывайте. Проверьте микрофоны, презентацию, наличие блокнотов и ручек. В общем, чтобы все было и работало. Проверьте таблички с именами и должностями спикеров. Очень часто в них бывают ошибки.

Начать пресс-конференцию минут на пять позже срока - это нормально, кто-то все равно опоздает. Как журналисты будут на местах, пригласите спикеров и представьте их, напомните про тайминг и попросите выключить звук на телефонах.

Дальше предоставьте слово главному спикеру, который вкратце расскажет суть новостного повода. Затем наступает время вопросов.

Ведите пресс-конференцию сами - то есть показывайте, кто из журналистов в каком порядке задает свой вопрос, представляйте их. Записывайте пресс-конференцию на диктофон и конспектируйте вопросы-ответы.

Меня спрашивали, как уйти от нежелательных вопросов. Если в вопросе есть откровенная ложь, то надо сразу и прямо об этом заявить - это неправда. Если вопрос из тех, которые вы просто не хотели бы поднимать, то не разводите полемику, не давайте повода для публикации. Поблагодарите за вопрос и скажите, что ответите на него позже, мол, не готовы сейчас отвечать, нет данных под рукой и так далее.

Есть и другая мега-тема, которая возникает всегда: если есть пресс-релиз, то его рассылать - до, во время или после пресс-конференции? Если вы публичная компания, то не имеете права на селективное раскрытие рыночной информации. Поэтому релиз придется раздать до пресс-конференции, минут за 10-15, чтобы приглашенные журналисты успели прочитать. Но тогда предупредите их заранее. Во всех остальных случаях лучше рассылать релиз через полчаса после прессухи, чтобы агентства успели отписаться.

Сразу после окончания основной части пресс-конференции принято делать небольшой пресс-подход - своеобразный бонус журналистам, чтобы они один на один или в малом кругу помучили спикеров своими эксклюзивными вопросами. Будьте рядом, слушайте, что спрашивают и отвечают, и вовремя спасайте спикеров.

Как все разъедутся, у вас начинается самое интересное время. Очень быстро расшифруйте запись пресс-конференции и в онлайне следите за тем, что выходит в СМИ.