Случается, что вам надо провести мероприятие с участием важных гостей. Это может быть запуск проекта, открытие объекта или юбилей. Да еще и не в Москве или Питере, а где-нибудь подальше. Россия большая, скучать не приходится, особенно логистам.

С логистики и начнем. Журналистов пригласите и привезите сами, за счет фирмы, разместите в гостинице, обеспечьте транспортом и едой. Будьте с ними везде.

Особо важные гости сами доберутся. Если это государственные персоны, то логистику заранее обсудите с их протоколом и охраной.

Все остальные неместные приезжают сами, когда им удобно. Но заблаговременно организуйте им гостиницу и транспорт.

С местными гостями все проще - они приезжают непосредственно на мероприятие. Только позаботьтесь о парковке.

Всех гостей приглашайте как можно раньше, обзванивайте и ведите списки. Попросите всех подтвердиться вовремя.

Если вы проводите мероприятие с участием первых лиц государства, то списки гостей за несколько недель придется подавать в службу охраны. А за пару дней до ивента проверьте, чтобы никто из гостей не пропал из списков.

Место проведения зависит от события. Но торжественную часть мероприятия я вам советую проводить в помещении. Погода обязательно подложит свинью. Я дважды открывал промышленные объекты с участием сотен гостей - в первый раз в июле был холод, ветер и ливень, во второй раз - в ноябре стоял трескучий мороз. А ведь звучали предложения провести все на улице…

Если говорить о количестве гостей, то мой вам совет: если это промышленный объект и если это далеко, то приглашайте минимум. Только самых важных. Лучше провести несколько мероприятий: для ВИПов, клиентов, работников и так далее, чем собирать всех в одном месте и в одно время. Много народу - это всегда риски и головная боль.

Чтобы риски снизить, и голова меньше болела, нужен грамотный сценарий. Он должен включать все мероприятия, расписанные по минутам. Учитывайте, что обязательно будут сдвиги по времени, поэтому имейте запасные варианты.

Сценарий готовит и реализует оргкомитет. Каждый этап и каждую группу гостей должен курировать отдельный человек, помимо ответственных за логистику, безопасность, оформление и экскурсии.

И отработайте технологию взаимодействия организаторов между собой и с гостями, в том числе на случай, если сотовая связь в день мероприятия будет недоступна.

Частью сценария бывает экскурсия по объекту. Если гостей много, то разбейте их на маленькие группы и проработайте несколько маршрутов - от очень длинного до очень короткого. Дело в том, что этой частью сценария вы сможете потом компенсировать незапланированные сдвиги по времени.

Такие вопросы, как оформление сцены, аренду оборудования, кейтеринг, печать баннеров и раздатки, а также приглашение ведущих поручите местным ивент-агентствам. В регионах они бывают очень толковые.

Но контролируйте каждый их шаг - от концепции до микрофонов. Небольшой совет - даже если все решили не использовать пюпитры для выступлений, все равно закажите, чтобы не искать в последний момент. И не забудьте про туалеты, их много не бывает.